================================================
AutoReply_自動回信_Office Outlook簡單解決
by AYO 阿佑
================================================
前言 :
前幾天 AYO阿佑 的某業務朋友，跑來問 AYO阿佑，
能不能用 Yahoo、PChome、Hotmail、Gmail 或者 其他企業帳號，
都能夠 AutoReply 呢? (註1) 答案是 ""當然可以""，
只要 Outlook 可以收信 / 發信 的帳號，一定可以辦到，
因此一點都不困難，輕鬆處理，而且可以設定的非常精細喔!
註1 : 所謂的 AutoReply 就是 自動回信機制，
因為某些人或許會經常不在辦公室，
或者出差、出國，導致某些客戶、朋友、同事等等寄信來，
都沒辦法即時閱讀，也許是很重要的信件，
但是因為本人無法立即閱讀，對方會心急到底收到沒有，
是否有什麼回應，此時就可以使用 AutoReply 自動回信功能
比如說 :
可以自動回特定客戶、同事，本人因為出國洽公，三天後回國，
您此封信件已經收到，本人閱讀之後，會盡快與您聯絡!
回給主管說 : 職 因公出國，洽談某某客戶某某事項，當有結論，
或者後續發展，會予以匯報
PS1: 最大的前提是 設定好的 Outlook，不能關閉喔! 需要持續開著!!
此點請務必切記!!
PS2: 如果是問 AYO阿佑，Yahoo、PChome、Hotmail、Gmail 或者
其他企業帳號，要怎麼設定於 Outlook 上面等等相關，
因為 AYO阿佑 已經寫過好一陣子了，
都在 AYO阿佑自己的網站上，請自行參照，這是網站連結:
http://tw.myblog.yahoo.com/kain-0913/
================================================
那要如何用 Outlook 把 AutoReply 設定好呢?
老規矩，一步一步教你，請您依照順序照做即可
本篇是 續章 為 Office Outlook 版本，並且用 Office Outlook 挺複雜的，
有心學再請繼續往下看，不然請參照 AYO阿佑 前篇，
AutoReply_自動回信_Outlook Express簡單解決
http://tw.myblog.yahoo.com/kain-0913/article?mid=948
01. 打開 Office Outlook，
[工具] [規則及通知]
02. [電子郵件規則] [新增規則]
03. [從空白規則開始] [下一步]
04. 勾選 [寄件者 個人或通訊群組清單]，點選它，以便進一步指定
05. 設定您要指定的 當您收到信的 寄件者 是誰
06. [下一步]
07. 勾選 [使用 特定的範本 回覆]，點選它，以便進一步指定
08. [開啟]
09. 會顯示 Microsoft Office Outlook 沒有安裝此功能，[是] 確定安裝
10. 安裝中
11. 如果有錯誤，會變成這樣，
意思是說 請您指定您 正版 Microsoft Office 來源，
放入光碟片，[瀏覽]，選擇正確路徑，[確定]
12. 點擊這邊，來做更進一步修改
13. 點選 C:\AutoReply.oft [開啟]
這個 AutoReply.oft 是 AYO阿佑 自己撰寫好的 郵件範本檔，
後面會教怎麼做 郵件範本檔
14. 選好後，確認沒問題 [開啟]
15. [套用] [確定]，呼~~ 終於把 自動回覆規則寫好了
16. 這邊開始教導如何撰寫 AutoReply.oft，建立一個新郵件
[新增] [純文字]
[純文字] 這個理由是 這樣自動回信的時候，
遭遇到各型的收信軟體，比較不會有變成亂碼的問題
17. 寫好要自動回覆的內文，本照片內是 AYO阿佑 自己寫的一個展示，
點擊那個圖示儲存，然後這個郵件會變成 [草稿] 內的一個檔案
18. 在 [草稿] 即可看到剛剛寫好然後儲存的內文
19. 特別在重複多嘴一次，
要把剛剛新增的郵件儲存成草稿的一個無名郵件，
因為關鍵點從此開始
20. 點選 [草稿] 這個目錄，[檔案] [另存新檔]，這個很關鍵喔!
21. 然後儲存成 C:\AutoReply.oft，就是剛剛 設定郵件規則的時候，
相同的路徑，
然後我們的 AutoReply.oft 郵件範本檔就製作完成了
22. 接下來做實際測試囉! 收到了郵件規則當中 指定的寄信者信件了，
所以應該會自動回覆給原寄件者
23. 來偷看一下 [寄件備份]，嗯嗯~~ 確實已經自動寄出了
24. 再來看一下，原寄件者的信箱，
確實已經收到的 AutoReply 自動回覆 的信件囉!
================================================
篇後語:
本篇教學是一篇續作，由於前篇寫 Outlook Express Auto Reply 自動回覆，
所以 本篇續作 就來寫 Office Outlook Auto Reply 自動回覆，
基本上來說，照著做，應該可以輕鬆弄好，
但是這個用 Office Outlook 來做 自動回覆的 Project 令人大出意料的難，
怎麼說呢!! 因為出乎意料的難，原本 AYO阿佑 以為兩三小時，
從頭到尾就可以實測一次，很快就能搞定，但是~~ 錯~ 錯~ 錯~，
為了本篇教學，AYO阿佑 實際從頭到尾，
一直到教學全部寫完，總共花了超過八小時，
就算是 Microsoft 官方網站 也是寫的不清不楚，
更沒有相關的網站提供明確仔細的做法，
所以只有自己硬著頭皮弄，弄完以後寫教學，
好在憑著前篇 Outlook Express 的教學經驗，
本篇得以完成教學文章
想必不難吧!
簡單用 Outlook 就可以搞定 全部的 E-mail 都可以做自動回信，
(當然~ 這得要有支援 Outlook 收 / 發 的 E-mail 才可以)，
而且可以利用郵件規則，做很精細的設定，
可以讓自己人不在電腦前，
也可以針對特定的主旨、特定的寄信者
做不同的自動回信，是一個簡單設定，
又不用另外安裝其他東西，就可以辦到
================================================
歡迎轉載，但請務必說明原出處
歡迎參觀 AYO 阿佑 個人的電腦技術園地
http://tw.myblog.yahoo.com/kain-0913/
你好～ 我看了你的部落格..寫的真的非常詳細. 幫助很大
回覆刪除我現在遇到一個outlook的問題 . 是否可以請你幫幫我的忙...感激不盡先了..
我是用microsoft office outlook 收發信件.
但前幾天突然無法收發信件.也無法新增信件或刪除帳號重設
一直出現錯誤訊息. 要我重新安裝. 但我已經完整移除整個office 再重安裝
但還是一樣. 開啟的outlook
是舊的.沒有重新安裝阿. 問題還是在
另我疼頭不已.
是否可以幫幫我. 教我要如何做才好
一個不知道如何是好的人
[版主回覆08/02/2009 00:32:50]您好，您的問題 AYO阿佑 在下看過了，
建議您依序這麼做 :
1. 請把這行裡面的 *.pst 搬移到桌面先行備份，
理由是 outlook.pst 這是全部的信件資料，
您砍掉了就通通都沒了，因此建議您先行搬移到桌面做備份，
原來的這個路徑的 *.pst 砍掉，
這路徑當中的 [Administrator] 會因為您登入使用的帳號不同而變更，
例如 : 您是用 Alex 這個帳號登入，Administrator 就得替換成 Alex
C:\Documents and Settings\Administrator\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst
2. 這個備份檔案砍掉之後，就不會有舊的信件，
然後您就可以放心的重新安裝 Microsoft Office 囉!!
就不會重新安裝過後，依然還出現舊的
3. 至於舊的 outlook.pst 九成這個檔案已經超出 2GB，
(會顯示 1.90GB 或者 1.99GB)，或者是 outlook.pst 此檔案已經損害，
要怎麼做處理呢?? 請使用 OutlookRecoveryToolbox 來做處理!
這個工具可以直接拆解 *.pst 然後把他回朔還原，
但事先聲明這個工具，是收費軟體，但是有 Trial 版本，
這是網址連結
http://www.oemailrecovery.com/outlook-recovery.html
4. 您的這個問題發生的原因，其實很常見，
理由幾乎都是很久沒有細心整理 Office Outlook 所致，
因為 微軟設定 每個目錄上限 2GB，所以得要經常整理信件
5. 您覺得在下的 這個網站，幫助很大，在下覺得很高興，
您如果覺得敝站頗實用，就請您經常來逛逛囉!!
以上 AYO 阿佑
非常感謝阿佑的熱情相救，助我度過難關...... 感激不盡丫
回覆刪除[版主回覆08/04/2009 10:19:57]不用客氣
以上 AYO 阿佑
這個方法似乎不能試用在microsoft office outlook 2007~不管是用這個方法還是微軟本身所寫的~都無法成功~請問這是什麼原因造成?
回覆刪除[版主回覆01/15/2010 18:32:51]看過您的問題囉!!
您的整個問題的最大重點，應該會卡在
範本檔案 *.oft 這邊吧!!
相信 在下的 這篇教學當中，
AutoReply_自動回信_Office Outlook簡單解決
http://tw.myblog.yahoo.com/kain-0913/article?mid=977
尾段最後，有寫到，此篇教學，在下寫了 8 小時，
意指 最少為了這個 project 在下弄了 7 小時，最後一小時，寫出教學!!
深深知道您卡在哪邊，因為 Office Outlook 限定 只能使用 範例檔 *.oft 才能使用，
而 Outlook Express 則簡單使用 *.txt 即可，
兩者相差頗大，
您可以再仔細看看 在下所教的步驟，因為步驟的中段，
有兩個分支，所以不得不 先寫其中一個，再寫另外一個，
所以有點 倒裝 的意味，因此請您看仔細，
應該可行!!
假設真的不行，您可以嘗試 完全照抄，
亦或者 來發問，看看您卡在哪邊
因為您單單說一個 ""無法成功""，
在下也猜不到 您是哪邊有卡住
以上 AYO 阿佑
我是照上面的步驟去做的~不過有幾個步驟跳過~就是使用標準範本裡面的檔案~我這邊裡面並沒有這個檔案~所以我跳過了~直接指向我存在桌面上的.oft檔
回覆刪除[版主回覆01/17/2010 05:42:42]OK~~~ 在下看過您的問題囉!!
當初 在下也是開始自己建立一個 某某.oft 檔案，
然後在自己匯入，
問題在... 在下當初這樣弄是失敗的...
因為 Office Outlook 開始不認識 *.oft 檔案，
亦或者是說 Office 有自己的 *.oft 表頭規格，
這樣建立.. 在下當初也是失敗的
以上 AYO 阿佑
你好 我按照你的步驟操作 但是外部試寄的信箱 在outlook信件送達之後 並沒有收到回覆的訊息耶!
回覆刪除我是先自己設了一個test.oft 以這個檔案回覆
而Outlook的那台電腦我並沒有關閉~ 怎麼外部信箱還是收不到呢? 謝謝~
(我是outlook2007,公司信箱伺服器是POP3,是因為這樣子才沒有答錄機助理員功能的嗎?? )
[版主回覆06/03/2010 14:02:27]您好，看過您的問題了 :
AYO阿佑 自己發表的這篇教學 :
AutoReply_自動回信_Office Outlook簡單解決
http://tw.myblog.yahoo.com/kain-0913/article?mid=977
主要有分為兩個段落，請您分別依照段落去做核對 :
A. 郵件規則部分，這部份一定要設定一個對的郵件規則喔!!
郵件規則會設定 特定 XXX 寄信來的信才會自動回信喔!!
B. 範本檔的部份，範本檔請您依照教學當中的 第 16 ~ 17 步驟去做設定
此篇教學，在下印象極深刻，理由是 當初為了寫這篇教學，
在下前前後後搞了 超過 八 小時，才全部寫好...
當然也是 原創版本，因為這都是 AYO阿佑 自己寫的，
當然所有的過程也是在嚇自己設定成功的過程，
因此可以保證是對的...
以您的問題來講，在下會比較擔心 您的範本檔是否有誤，
因為在下當初，也是因為這個問題搞很久
以上 AYO 阿佑
Ayo 你好,
回覆刪除office 2010 版本
我在第八步驟 8. [開啟] 標準範本中 並沒有 顯示 " mail"
也沒有顯示 Microsoft Office Outlook 沒有安裝此功能.
[版主回覆03/01/2011 17:35:28]您好，看過您的詢問了 :
Ayo 你好,
office 2010 版本
我在第八步驟 8. [開啟] 標準範本中 並沒有 顯示 " mail"
也沒有顯示 Microsoft Office Outlook 沒有安裝此功能.
ANS:
在第八步驟當中建立一條郵件規則，
寄件者為 [XXX] 使用 [特定的範本] 回覆，
這邊應該沒問題吧!!
接著 [特定的範本] 這邊點進去，
看看有無可以選的範本使用，
如果沒有範本可以使用，
那就自己編輯一個範本，
此處的範本就是指 您不是希望要 AutoReply 嗎??
那要自動回覆對方些什麼的內文囉!!
會這樣講的理由是 Office 2010 版本眾多，
有隨NB附贈版，Enterprise 等等...
能安裝到的東西大部分都相同，
但是些許就是指一些範例，就不一定，
沒關係 靠自己最好囉!!
以上 AYO 阿佑
您好 我的腦筋有點轉不過來了
回覆刪除我是使用office outlook 2010 就是有些信只有我才能收得到 但我想要把這些信再自動轉寄給別人
就是說我一收到某人的信 可以自動再轉寄給別人看 而不用特別點轉寄的 經由我的信箱 自動轉寄
給我的同事
[版主回覆10/13/2011 06:15:23]您好，看過您的詢問了 :
您好 我的腦筋有點轉不過來了
我是使用office outlook 2010
就是有些信只有我才能收得到
但我想要把這些信再自動轉寄給別人
就是說我一收到某人的信
可以自動再轉寄給別人看
而不用特別點轉寄的 經由我的信箱 自動轉寄
給我的同事
ANS:
如果您是問這個問題的話~~
可以使用 [郵件規則] 來做處理~~
可以設定 某某人寄來的信件，轉寄給某某人，
詳細做法，請參考 AYO阿佑 自己發表的教學文件
Office Outlook_郵件規則_搞定信件分發
http://tw.myblog.yahoo.com/kain-0913/article?mid=1455
以上 AYO 阿佑
您好: 我照您所寫的下去做，也有先存了Autoreply的草稿，但我要把這草稿另存新檔時，下面的檔名類型沒有 .oft 可選，只有一些網頁、word 等等的，可以教教我要怎麼做嗎？ 謝謝
回覆刪除[版主回覆12/25/2012 09:54:58]您好，看過您的詢問了 :
您好:
我照您所寫的下去做，也有先存了Autoreply的草稿，
但我要把這草稿另存新檔時，下面的檔名類型沒有 .oft 可選，
只有一些網頁、word 等等的，可以教教我要怎麼做嗎？ 謝謝
ANS:
*.oft 這是 Office 標準範本檔的副檔名，
基本上應該會有，
如果沒有的話，您可以使用您 Office 安裝光碟片，
或者安裝檔，
選擇安裝~~ 裏面請仔細找找，就會有範本檔可以安裝，
當初您安裝 Office 時應該是最小安裝，或者標準安裝，
導致當初沒有安裝進去
以上 AYO 阿佑