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Office Outlook_郵件規則_搞定信件分發
by AYO 阿佑
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前言 :
繼上次說明 Outlook Express 之後，
本次來說明 Microsoft Office Outlook 如何設定 [郵件規則]
AYO 阿佑 經常被上班族朋友 問一個大同小異的相同問題，
垃圾信好多，怎麼過濾??
自己有 Yahoo、hotmail、gmail 等帳號，
收信時，都會統一混在 [收件匣] 裡面，
能不能依照帳號分開目錄存放呢??
能不能把張三、李四、王五、陳六
這些客戶的寄信分目錄存放??
有時候自己會出差，人不在電腦前面，別人寄來的信件，
雖然收到，但是沒有辦法馬上看，能不能自動回覆一封信給寄信者，
讓對方知道，出差中，但是我收到了! 會盡快與客戶聯絡??
以上這些問題，其實真的大同小異，通通都使用 [郵件規則] 即可搞定，
而 [郵件規則] 主要可以用來辦妥 四大方面 的信件分發喔!
1. 阻擋垃圾郵件
2. 分配指定收件者到指定目錄
3. 分配指定寄信者到指定目錄
4. 自動回覆功能
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那要如何用 Outlook 把 [郵件規則] 設定好呢?
老規矩，一步一步教你，請您依照順序照做即可
01. 以下分為四大類別來做解說，
打開 Outlook Express，
[工具] [規則及通知]
02. 就會出現 [規則及通知] 視窗，
[電子郵件規則] [新增規則]
03. [郵件規則] 設定當中，方式一
A. 阻擋垃圾郵件 設定
[刪除交談主旨]
文字當中，設定您要過濾的特定文字，例如: 色情
04. [郵件規則] 設定當中，方式二
A. 阻擋垃圾郵件 設定
[從某人移動郵件至資料夾]
[寄件者] 則設定上，
您不想要看信件的寄件者 E-mail Address，
移動到 [刪除的郵件] 資料夾，
這樣您不想要看的郵件，就會被直接丟到 [刪除的郵件] 當中囉!
05. [郵件規則] 設定當中，這邊就是
自己有 Yahoo、hotmail、gmail 等帳號，
收信時，依照帳號分開目錄存放!!
B. 分配指定收件者到指定目錄
[移動傳送給通訊群組清單的郵件至資料夾]
[收件者包含人員] 填入您自己的 E-mail Address，
例如: test@yahoo.com.tw
06. [郵件規則] 設定當中，這邊就是
自己有 Yahoo、hotmail、gmail 等帳號，
收信時，依照帳號分開目錄存放!!
B. 分配指定收件者到指定目錄
[移動傳送給通訊群組清單的郵件至資料夾]
將其其移動到 [指定資料夾]
[指定資料夾] 設定您要指定存放的目錄，
例如: [Yahoo信箱]
07. [郵件規則] 設定當中，這邊就是
自己有 Yahoo、hotmail、gmail 等帳號，
收信時，依照帳號分開目錄存放!!
B. 分配指定收件者到指定目錄
這邊就是完整設定好的樣子囉!!
08. [郵件規則] 設定當中，這邊就是
把張三、李四、王五、陳六 這些客戶的寄信分目錄存放
C. 分配指定寄信者到指定目錄
這邊就是完整設定好的樣子囉!!
由於這邊的設定跟 05 ~ 07 雷同，
所以 AYO阿佑 這邊不浪費篇幅騙稿費囉!
09. [郵件規則] 設定當中，自動回覆功能，
就是 有時候自己會出差，人不在電腦前面，別人寄來的信件，
雖然收到，但是沒有辦法馬上看，能不能自動回覆一封信給寄信者，
讓對方知道，出差中，但是我收到了! 會盡快與客戶聯絡!!
關於 自動回覆 這方面，AYO阿佑 已經有 寫過專門的教學，
請參照以下連結:
AutoReply_自動回信_Office Outlook簡單解決
http://tw.myblog.yahoo.com/jw!uzt3SgiZER5XfGuWPHXUpw--/article?mid=977
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篇後語:
想必不難吧! 使用很容易的 [郵件規則] 功能，
就可以很輕鬆省事的處理以下的東西囉!
1. 阻擋垃圾郵件
2. 分配指定收件者到指定目錄
3. 分配指定寄信者到指定目錄
4. 自動回覆功能
有需要的時候，就很可以很容易派上用場，可以很輕易的處理信件
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歡迎轉載，但請務必說明原出處
歡迎參觀 AYO 阿佑 個人的電腦技術園地
http://tw.myblog.yahoo.com/kain-0913/
版主,
回覆刪除請問一下,
outlook express的收件夾早上發生部份信件消失(某年 ~今天早上全都不見),
但新的信件仍可收,,請問消失的信要如何救回來...謝謝!!
[版主回覆09/10/2009 18:13:58]1. 停止再按 [傳送/接收]，
2. 請參照以下教學文件，請先行備份您的郵件檔案
Outlook Express_實際目錄路徑_備份檔案
http://tw.myblog.yahoo.com/jw!uzt3SgiZER5XfGuWPHXUpw--/article?mid=1358
Outlook Express 完整備份/還原_圖文說明
http://tw.myblog.yahoo.com/jw!uzt3SgiZER5XfGuWPHXUpw--/article?mid=334
3. 您應該是 收件匣.dbx 超過 2GB 了，不過實際上去看應該是 1.90GB 或者 1.99GB，
所以才奉勸您 停止所有收信動作，因為您的 [收件匣] 炸了，
再收下去會發生 錯誤碼: 0x800c0133 標準錯誤，到時候損失的信件會更多
4. 然後請參照，以下這裡
Outlook Express recovery tool
http://www.oemailrecovery.com/outlook-express-recovery.html
這個東西就可以把 *.dbx 做拆解，還原等動作，
純英文版，並且是收費軟體，但是有 Trial 可以試用
以上 AYO 阿佑
請問範例06中，如果我把來自yahoo帳號的郵件移到"yahoo信箱"之後，其中有關拍賣的郵件想再一到另一個叫"拍賣"的信件匣中，有關"租屋"的移到"租屋"信件匣中，可是設定好規則後會變成原本"yahoo信箱"中還是會有一份複本，變成重複的兩封信在兩個不同的信件匣中，請問如何處理?
回覆刪除[版主回覆05/24/2010 09:44:11]您好，看過您的問題了~~~
這個是很正常的呀~~
您設定了三條條件...
1. 看到 yahoo 通通放到 A
2. 看到 拍賣 通通放到 B
3. 看到 租屋 通通放到 C
那結果變成...
A 還有包含有 yahoo
但是也有 yahoo 拍賣 + yahoo 租屋，
這相當的正常吧!!!
除非您條件設定變成...
1. 看到 yahoo 通通放到 A，看到 拍賣、租屋 一律不要
2. 看到 拍賣 通通放到 B
3. 看到 租屋 通通放到 C
這樣是一個最簡單的修改方式，設定一個 else 進去即可
以上 AYO 阿佑
請問版主~
回覆刪除我用方式1用範本建了個規則(文中[刪除交談主旨]那個選項)後
在規則視窗中的動作是X耶(文中02. 出現 [規則及通知] 視窗那個圖)
不知哪裡設定有問題..我輸入主旨要刪的字後都是直接下一步.下一歩..沒有改什麼地方.也確定規則啟動有勾選
而原本我有用空白規則建立的在動作那欄出現的都是榔頭
出現X是否表示規則還是沒有啟動
另外請問規則選項中的"刪除他",與"永遠刪除他"有何差別
是否"刪除他"是只刪到垃圾郵件嗎?"永遠刪除"是連垃圾郵件裡都看不到?
因為其實我本來建了一些規則用來刪垃圾郵件,選項都是"永遠刪除他"
但那些信都只跑到垃圾郵件.沒有被刪掉
我還得要在垃圾信匣裡手動執行規則才會被刪掉
公司的這個信箱好像是設定成先收到Webmail再收到outlook
不知道是否因為這樣才會要手動執行規則
[版主回覆09/03/2010 10:18:36]您好，看過您的問題了 :
郵件規則部分，會因為 複數 以上的規則而影響，
什麼意思呢??
例如 : 您總共有 3 條郵件規則，
一般判斷都是第一條優先，第二條其次，第三條最後，
假設第二條 & 第三條，跟第一條有衝突時，
則一般都會有第一條優先處置...
就會有邏輯上的問題...
想要檢測此規則，在下建議乾乾淨淨從只有一條規則開始檢測...
而刪除它 VS 永遠刪除它，差別就是 刪除它 只會到 [刪除的郵件]，
永遠刪除它 則會直接被砍掉...
而您所謂的先到 webmail，再到 outlook，就得要仔細看您的 E-mail Address，
是指 IMAP 的 protocol，還是指 POP3 的 protocol 囉!!
如果是 POP3 當然是以 Outlook 為主，
如果是 IMAP 您乾脆在 webmail 直接設定郵件規則比較方便
以上 AYO 阿佑
主旨是壘球，因為朋友會寄每周壘球訓練的相關mail 到我公司的信箱，我也會回傳
回覆刪除因為我主要 mail 都是放在公司 server 上面，這樣回家或是在外才方便收信
所以，我有設定只要收到郵件主旨是有"壘球" 的mail 都會自動收到特定資料夾中
但是我也想當我回信之後，我回的mail 有 "壘球"主旨的mail 也收到同一個特定的資料夾
[版主回覆02/25/2011 09:40:04]您好，看過您的詢問了 :
主旨是壘球，因為朋友會寄每周壘球訓練的相關mail
到我公司的信箱，我也會回傳因為我主要 mail
都是放在公司 server 上面，
這樣回家或是在外才方便收信所以，
我有設定只要收到郵件主旨是有"壘球" 的mail
都會自動收到特定資料夾中但是我也想當我回信之後，
我回的mail 有 "壘球"主旨的mail 也收到同一個特定的資料夾
ANS:
這個不難唷~~~
得要分為兩條規則~~~
1. 郵件送達時，主旨包含 [壘球] 時，將其移動到 [壘球訓練] 資料夾
2. 傳送郵件後，主旨包含 [壘球] 時，移動複本到 [壘球訓練] 資料夾
這兩條規則很簡單很好設，
需要注意的一點是，第2條規則，因為是自己寄信出去，
一定都會留一份在 [寄件備份] 當中，所以 [壘球訓練] 會等於多留一份存根，
而不是唯一的一份，想必這比較沒差吧!!
以上 AYO 阿佑
因為我現在在空白規則中，在郵件"傳送郵件後檢查"，只有將寄件備份中的信件傳送一個"複本"到特定的資料夾，不能將寄件備份中的信件，直接拉到特定的資料夾~~
回覆刪除[版主回覆02/25/2011 09:46:18]您好，看過您的詢問了 :
因為我現在在空白規則中，在郵件"傳送郵件後檢查"，
只有將寄件備份中的信件傳送一個"複本"到特定的資料夾，
不能將寄件備份中的信件，直接拉到特定的資料夾~~
ANS:
這個是正常現象呀!!
信件是否已經寄出，或者待寄，Outlook 軟體程式怎麼分辨，
就是使用 [寄件匣] & [寄件備份] 來分辨，
因為這是中文翻譯的問題，如果英文字意來看，
這叫做 [待寄區] & [已寄區]，
所以您發送出去的信件，絕對會留存在 [已寄區]，
此用意有二:
A. 除了 Outlook 自己軟體程式好辨識外，
主要是為了身為主人的您，當然也搞得懂這個信現在的狀況
B. 長期以往下去，才不會把 人家寄來的信 VS 自己寄出去的信 混成一堆
以上 AYO 阿佑
這個不難唷~~~
得要分為兩條規則~~~
1. 郵件送達時，主旨包含 [壘球] 時，將其移動到 [壘球訓練] 資料夾
2. 傳送郵件後，主旨包含 [壘球] 時，移動複本到 [壘球訓練] 資料夾
這兩條規則很簡單很好設，
需要注意的一點是，第2條規則，因為是自己寄信出去，
一定都會留一份在 [寄件備份] 當中，所以 [壘球訓練] 會等於多留一份存根，
而不是唯一的一份，想必這比較沒差吧!!
以上 AYO 阿佑
非常感謝你的分享捏......真的是太感動了。我爬文爬完也設定好了。真是太方便了。
回覆刪除[版主回覆06/22/2011 10:44:42]您好，看過您的回覆了 :
非常感謝你的分享捏......真的是太感動了。
我爬文爬完也設定好了。真是太方便了。
ANS:
有幫助到您是在下的榮幸!!
成立此教學網站就是純粹幫助他人而已~~
同時也歡迎您有空的時候隨時回來逛逛
AYO 阿佑 電腦技術園地
http://tw.myblog.yahoo.com/kain-0913/
以上 AYO 阿佑